Comment faire légaliser un acte à l’étranger ?

La légalisation est l’attestation par un fonctionnaire de l’exactitude de la signature apposée sur un acte et, s’il s’agit d’un acte public, de la qualité de ceux qui l’ont reçu ou expédié.

Elle ne doit pas être confondue avec la certification de signature faite par le maire ou le notaire, qui certifie que la signature apposée en présence du fonctionnaire municipal ou de l’officier ministériel est bien celle du signataire.

Elle ne doit pas non plus être confondue avec une copie de document certifiée conforme à l’original par une administration.

Sont considérés comme des actes publics :

• les documents qui émanent d’une autorité ou d’un fonctionnaire relevant d’une juridiction de l’Etat, y compris ceux qui émanent du ministère public, d’un greffier, d’un huissier de justice ;
• les documents administratifs ;
• les actes notariés ;
• les déclarations officielles telles que mentions d’enregistrement, visa pour date certaine et certification des signatures apposées sur un acte sous seing privé .

N’étant qu’une simple mesure administrative, son absence ne nuit ni à la validité en la forme et au fond, ni à l’authenticité de l’acte. C’est un élément de vérification de la sincérité de l’authenticité d’un acte. En outre, s’il s’agit d’un acte authentique , la régularité de la légalisation sera en principe exigée des services de publicité foncière qui pourront rejeter un acte non légalisé.

Depuis l’entrée en application du règlement n° 650/2012 du 4 juillet 2012 sur les successions, les actes ou documents délivrés à un Etat membre lors du règlement d’une succession , sont dispensés de toute légalisation (article 74).

En fonction des pays concernés, la légalisation peut relever de différentes procédures.

• Régime de droit commun

La légalisation peut être soumise au régime de droit commun : les actes publics, quelle que soit leur nature, qu’il s’agisse des actes de l’état civil, des actes notariés, des actes judiciaires ou administratifs destinés à être produits en France doivent être légalisés par le consul français dans la circonscription duquel ils ont été reçus ou expédiés.

• Régime de l’apostille

La légalisation peut relever du régime de l’apostille (forme simplifiée de légalisation consistant à apposer sur un document une forme de tampon identique dans tous les pays) en application de la Convention de la Haye du 5 octobre 1961. L’apostille est délivrée par une autorité désignée par l’Etat d’où émane le document et conforme à un modèle annexé à la convention. La liste des autorités compétentes pour délivrer l’apostille dans chaque pays figure sur le site de la conférence de la Haye à l’adresse de la Convention.

Exemple : La procuration pour accepter la donation - partage reçue en la forme authentique par un notaire japonais devra être légalisée sous la forme de l’apostille délivrée par le ministre des affaires étrangères au Japon, conformément à la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 en vigueur au Japon. La copie d’un testament reçu par un notaire suisse devra, avant d’être envoyée en France revêtue de l’apostille suisse.

En pratique, les apostilles sont surtout émises pour des certificats de naissance, de mariage ou de décès, des extraits de registres de commerce ou autre, des brevets, des décisions judiciaires, des actes notariés ainsi que des certifications notariales de signatures, et enfin des diplômes émis par des institutions publiques. Toutefois, en fonction des pays, certains documents peuvent être dispensés d’apostille en fonction d’accords ou de conventions annexes.

• Dispense de légalisation

Enfin, les actes provenant de certains pays peuvent être dispensés de toute légalisation s’il existe une convention prévoyant sa suppression. La France a signé plus d’une trentaine de conventions aux termes desquelles les actes publics établis dans l’un des deux pays sont admis sur le territoire de l’autre sans légalisation.

Exemples : La copie d’un acte de partage dressé par un notaire portugais sera dispensée de toute légalisation en vertu de la convention francoportugaise du 20 juillet 1983 (article 25). De la même manière, la copie d’un jugement de divorce prononcé entre deux époux en Belgique n’aura pas à être légalisée avant d’être envoyé au notaire français pour qu’il procède au partage de la villa à Cannes puisque la France comme la Belgique ont ratifié la Convention de Bruxelles du 25 mai 1987 relative à la suppression de la légalisation d’actes dans les États membres des Communautés européennes.